従業員から残業代を請求されたら？企業がとるべき対応と反論する際のポイント

会社の経営・運営に当たって、従業員からの残業代の請求は避けて通れないものとなっています。
実際、弊所も、会社側の弁護士として、従業員から「未払い残業代」の請求をされたが、どう対応すればよいのかなどといった相談を受けることは多いです。

「未払い残業代」の請求があったにもかかわらず放置してしまうと、労働基準監督署から調査を受けたり、従業員から裁判を起こされたりするなどのトラブルに発展するおそれがあるため、適切な対応が求められます。

いくら会社として適切に賃金を支払っていると認識していても、従業員から残業代を請求される場合があり、求められるままに支払うことも、全ての支払いを拒否することも適切とはいえません。
そこで、本記事では、会社側の労働問題、労務管理、残業代請求に精通した、弁護士法人ＡＬＧの神戸法律事務所の弁護士が、「未払い残業代」を請求された場合に会社側がとるべき対応について解説しますので、ぜひご参照ください。

従業員から残業代を請求された場合の対応

まず、「未払い残業代」とは、会社に支払い義務があるにもかかわらず、支払われていない残業代のことです。

会社には、時間外労働・休日労働・深夜労働に対する割増賃金と、所定労働時間を超えて働いた法定内残業に対する賃金を社員に支払う法的義務があります。
狭義で言えば、「未払い残業代」とは、未払いとなっている残業代、すなわち、時間外労働に対する割増賃金を指しますが、広義には、上記のような時間外労働・休日労働・深夜労働、所定労働時間を超えて働いた労働等の対価で未払いのもの全般を指します。

上記のとおり、「未払い残業代」の請求を放置すると、労働基準監督署へ通報されて調査を受ける、労働審判や請求訴訟を起こされるなどトラブルに発展する可能性があります。
また、「未払い残業代」の支払いが認められると遅延損害金が発生するほか、裁判所より制裁として付加金の支払いが命じられることもあります。

そのため、「未払い残業代」の請求を受けた場合には、会社として誠実に対応しなければなりません。
それでは、会社としては、具体的にはどのような対応が必要なのかを以下見ていきましょう。
なお、そもそも残業代とは何かなどについては、以下の記事でも詳しく解説しておりますので、ぜひご参照ください。

従業員の請求に反論の余地があるかを検討する

従業員から「未払い残業代」の請求をされた場合には、まず、その請求の内容を確認し、残業の事実などについて会社の認識・把握している事実との齟齬はないか、法的評価が誤っているところがないかを検討し、反論の余地があるのかを判断する必要があります。

もちろん、反論の余地があるのであれば、合理的に支払い拒否ができる可能性があるため、その適否についてしっかりと検討しておくべきです。
なお、残業時間の立証については、以下の記事でも詳しく解説しておりますので、ぜひご参照ください。

支払い義務のある残業代を計算する

上記のとおり、反論の余地があるかを検討して、それでも、支払い義務のある残業代があるのであれば、支払額を計算する必要があります。
従業員から「未払い残業代」の請求をされた場合は、タイムカード等から会社側でも残業時間等を計算して、それに基づく残業代を計算する必要があります。

その結果、従業員の請求と会社側の計算に差異がある場合は、当該差異がどうして発生しているのか、会社側・従業員側のいずれの主張や計算が正しいのかを精査することになります。

和解と反論のどちらで対応するかを決める

上記のとおり、「未払い残業代」の計算結果を踏まえて、会社側としては、合意・和解と反論どちらの方法で対応するかを決めます。
従業員側の請求が法的に正しい場合は、争ったとしても裁判等で従業員の請求が認められる可能性が高いため、早期解決のためにも合意・和解を前向きに検討すべきでしょう。

ただし、仮に従業員側と合意や和解する場合でも、後日のトラブル防止のため、合意書、示談書などの書類を取り交わして証拠化しておくことが必要です。
いくら支払うべきかについては、ケースバイケースといえますが、残業代請求額の大きさや証拠の有無、遅延損害金などを考慮して、お互いに話し合って決めることが通例です。
他方で、従業員の請求や主張内容に対して、会社側として反論の余地がある場合は、労働審判や裁判の場での解決になることも見据えなければなりませんが、しっかり反論を行っていくべきでしょう。

なお、「未払い残業代」の請求を和解で解決する際の注意点については、以下の記事でも詳しく解説しておりますので、ぜひご参照ください。

労使間の話し合いにより解決を目指す

上記のとおり、従業員側からの請求については、合意・和解で解決するかどうかを検討する必要がありますが、会社側としては、まずは従業員側と話し合いによる解決の余地がないかを探ることが望ましいといえます。

なぜなら、話し合いで解決せずに、労働審判や裁判になった場合には、専門的知識が必要となりますし、解決まで時間を要するケースもあり、適切に対応するには大きな労力・負担やコストがかかるためです。

そこで、従業員側からの「未払い残業代」請求に応じるべきかどうかについては、専門的知識等を持った弁護士に相談することをお勧めします。

労働審判や訴訟に対応する

従業員側との話し合いによっても解決の目途が立たない場合は、上記のとおり、従業員側から労働審判や裁判を申し立てられる可能性があります。
労働審判や裁判の手続きが開始した場合に、会社側の反論を書いた答弁書を提出しない、労働審判や裁判を欠席するなどといった対応をしてしまうと、従業員側の請求がそのまま認められてしまうなどのリスクがあります。

会社側の主張を通すためには、従業員側から提出された労働審判申立書や訴状の内容を熟読し、認める部分と争う部分はどこか、争う部分についてどのように争っていくのか、会社側の主張を裏付けるための証拠はどれを用いるか、などの精査が必要になります。

残業問題に詳しい弁護士に依頼する

「未払い残業代」が請求された事件については、そもそも労働時間に該当するのか、固定残業代（みなし残業代）は有効なのか、管理監督者に該当するのか、時効にかかっている部分があるかなど複雑な論点が絡んでくるため、法的知識がなければ適切な反論をするのが困難といえます。

それこそ、会社にとって有利な事情だと考えて主張していたものが、会社にとって実は不利に働いてしまうということもあり得ます。
かかる観点から、従業員側の主張に対して適切に反論するには、会社側の労働問題や人事・労務管理に関する専門知識、経験が必要であるため、未払い残業代請求を受けた場合は、残業問題に詳しい弁護士にまずは、相談・依頼すべきです。

残業代請求に対する会社側の5つの反論ポイント

それでは、従業員から「未払い残業代」を請求された場合には、会社側として、どのように反論していけばよいでしょうか？
この点、会社側が検討すべき反論としては、以下のような主張が考えられます。

• 従業員が主張している労働時間に誤りがある
• 会社側が残業を禁止していた
• 従業員が管理監督者に該当している
• 固定残業代（みなし残業代）を支給している
• 残業代請求の消滅時効が成立している

以下、詳しく見ていきましょう。

①従業員が主張している労働時間に誤りがある

まず、従業員が主張している労働時間に誤りがあるかを検討しましょう。
従業員が、労働時間であると主張している時間が、実際には労務の提供がなされていないというケースはよく見られます。

また、タイムカード等を調査した結果、従業員が主張している労働時間が誤っている場合があるのですが、従業員は、タイムカード等を保有しているわけではないため、従業員が誤って残業時間を計算していることも少なくありません。

このようなの場合には、労働の実態がどうであったのか、その実態を立証することができそうか、当該実態が法的に労働時間には該当しないという点について、証拠などをもとに反論をする必要が生じます。

②会社側が残業を禁止していた

次に、会社側が残業を禁止していた、といった主張ができるかどうか検討しましょう。
会社側で、従業員の残業を禁止したり、残業する場合には事前の許可を要する、とする制度を採用しているケースも少なくありません。

そうすると、会社に許可なく無断で残業していた場合、会社として「未払い残業代」はないと主張できるのではないかと思われるかもしれませんが、この場合であっても、会社側が、従業員が残業をしている状況を把握していたにもかかわらず放置していた場合には、「黙示の残業許可」があったと判断される可能性があります。
したがって、書面やメール等客観的に保存が可能な手段で残業を禁止する旨の命令を発していたという証拠を提出することが有効になります。

なお、残業許可制については、以下の記事でも詳しく解説しておりますので、ぜひご参照ください。

③従業員が管理監督者に該当している

そして、会社側として、当該従業員が「管理監督者」に該当しているかどうか検討しましょう。
「管理監督者」（労働基準法４１条２号）とは、労働基準法で定められた労働時間・休憩・休日の制限を受けない労働者のことをいい、「未払い残業代」を請求している従業員が「管理監督者」の地位にある場合、会社は管理監督者に対し、残業代を支払う必要がなくなるためです。

もっとも、当該従業員が「管理監督者」に該当するかどうかについて、裁判例上は厳格な判断がなされているため、実際に一従業員を「管理監督者」として扱う場合には、事前に弁護士等に相談をしたほうが安全でしょう。

なお、「管理監督者」については、以下の記事でも詳しく解説しておりますので、ぜひご参照ください。

④固定残業代(みなし残業代)を支給している

また、会社側として、「固定残業代（みなし残業代）」を支給しているかどうか検討しましょう。
「固定残業代（みなし残業代）」とは、会社が従業員の一定時間の残業を想定して、実際の残業時間に関係なく毎月定額で支払う残業代のことをいいます。
「固定残業代（みなし残業代）」をすでに支払っており、かつ、残業時間が、「固定残業代（みなし残業代）」の制度のもとで予定している残業時間に収まっている場合には、追加で残業代を支払う必要はありません。

ただし、「固定残業代（みなし残業代）」の制度の有効性については、裁判例上厳しい基準が設けられているので、自社における固定残業代制が有効であると誤解したまま運用すると、後で従業員に対し高額の残業代を支払う必要が生じる可能性があるため、注意が必要です。

なお、「固定残業代（みなし残業代）」については、以下の記事でも詳しく解説しておりますので、ぜひご参照ください。

⑤残業代請求の消滅時効が成立している

最後に、「未払い残業代」の消滅時効が成立しているかどうか検討しましょう。
残業代については、もちろん、消滅時効が存在します。

残業代を含む賃金請求権の消滅時効期間について、労働基準法が改正されました。
具体的には、令和２（2020年）４月１日以降に発生する賃金について、消滅時効期間が、２年から５年に延長されたのですが、経過措置として、当分の間、消滅時効期間は３年が適用されます。

残業代請求の訴訟で会社側の反論が認められた裁判例

従業員からの「未払い残業代」の請求がなされた訴訟において、会社側の反論等が認められた裁判例として、大阪地方裁判所平成19年4月6日判決を取り上げたいと思います。

事件の概要

従業員Xは、ソフトウェア技術者を派遣してソフトウェア開発等を請け負う業務（以下、「人材派遣業務」という）を行うＺ社の代表者でしたが、被告Ｙ社とＺ社との間の営業の全部譲渡契約によってＺ社が活動を停止したことに伴い、ＸはＹ社の事業部長として雇い入れられ、Ｙ社がＺ社から譲り受けた人材派遣業務の営業担当となったのですが、XはZ社に雇用された後しばらくして、再度、独立して会社経営をしたいと考えるようになり、就業時間中も、自分の会社の独立準備行為を行うようになりました。

Y社では、タイムカードで従業員の勤務時間を管理しており、Xもタイムカードを打刻していたのですが、Ｘは、タイムカードの打刻時間をもとに残業時間を主張するなどして、残業代の請求等をした事案です。

裁判所の判断

裁判所は、Xの主張に対して、以下の事実を認定しました。

• Xの業務日誌とタイムカードの手書き部分はにわかに信用できず、これらに依拠してXの時間外および深夜労働の実態を認定できないこと
• タイムカードの打刻部分についても、業務日誌の記載が信用できない以上、打刻された時間中はXがY社の業務に従事していたとは推認できないこと
• かえってXは、新しい会社の設立を企図して、休日や勤務時間外の時間を利用してその計画の実現に向けた準備を開始し、主に勤務時間外の時間を利用しつつ、時には勤務時間中にも新しい会社の準備活動を本格的に行うようになり、その後、勤務時間中か勤務時間外かにかかわらず、ＦＢＩの営業活動を行うようになったことが認められ、時間外および深夜労働の必要性があったのかすら疑問である

以上の事実をもとに、Xが主張する時間外及び深夜労働の時間のうち、Y社の業務に従事していた時間とそうでない時間を特定することはできず、少なくともこの程度はY社の業務に従事していたはずであると推認できるだけの証拠もないため、時間外および深夜労働に関するXの主張は、全体として採用できない、としました。

ポイント・解説

本裁判例では、従業員X側の残業等の主張を排斥したところが注目ポイントです。
この点、残業時間等についてはXのタイムカードに手書き部分が非常に多く、しかも、記載された時刻の一部が嘘である点をY社側で主張立証できた点が大きかったものと思います。
例えば、午前11時に京都の病院へ向かった旨が記載されていたものの、実際には午前7時に新しい会社に関する打ち合わせのため新幹線で京都から東京に向かっていたことが発覚しており（午前１１時に京都の病院に行けたはずがない）、タイムカードの手書き部分について嘘の記載があることが判明しました。

また、その他にも、Xが、私的なメールのほか、新しい会社の準備のために勤務先の業務とは関係ない業務（出資予定者を訪問したり、司法書士事務所を訪問するなど）にもかなりの時間を勤務先とは無関係の業務に使っていたことをＹ社側で主張立証することにも成功しました。

そのため、従業員側からの「未払い残業代」の請求について、本当に労働時間なのかどうかについて見極め、反証していくことがポイントになるかと思います。

従業員からの残業代請求に対応する際の注意点とポイント

次に、従業員からの「未払い残業代」の請求に対して、会社側として対応する際の注意点やポイントなどについて解説したいと思います。

残業代請求を無視しない

まず、会社側としては、従業員からの「未払い残業代」の請求は決して無視してはいけません。
「未払い残業代」の請求を無視すると、労働基準監督署から調査が入り是正勧告を受ける可能性がありますし、労働基準監督署による勧告を無視し続けると、最終的には刑事罰の対象となる可能性があります。

また、無視していると、交渉での解決ができないものとして、従業員側から労働審判や裁判等の法的手続を申し立てられる可能性が高くなります。
さらに「未払い残業代」の請求が認められた場合は、支払いが遅れたことによる「遅延損害金」が発生したり、裁判所からペナルティとして残業代と同額を上限とする「付加金」の支払いが命じられたりする場合もあります。

そのため、従業員側から「未払い残業代」の請求を受けた場合は、真摯に対応すべきといえます。

労働基準監督署への対応は誠実に行う

また、上記でも触れていますが、会社側として、労働基準監督署への対応は誠実に行うようにしましょう。
「未払い残業代」があるときには、当該従業員などからの通報により労働基準監督署から調査が入る可能性があります。
調査の結果、法律違反のあることが発覚した場合は是正勧告、法令違反はなくとも改善の必要がある場合には指導がなされます。そして、かかる労働基準監督署の調査は抜き打ちで行われる場合もあるため、注意が必要です。

この点、立入り調査を拒否したり、是正勧告を無視して改善しなかったりした場合は、企業名の公表や、悪質な場合は刑事罰の対象となる可能性がありますので、会社側としては、労働基準監督署から問い合わせを受けた場合は、誠実に対応する必要があります。

労働時間の管理体制を見直す

さらに、会社側としては、「未払い残業代」の請求があったことを踏まえて、改めて、労働時間の管理体制などを見直すべきものといえます。

まず、「未払い残業代」については、請求が来ていないだけで、当該従業員だけでなく、他の従業員にも支払いを要するケースも少なくありません。
かかる点から、従業員から「未払い残業代」を請求される会社としては、そもそも、従業員の労働時間を適切に管理できていないことが少なくありません。
この点、弁護士に相談、依頼などして、そもそも残業をさせない、残業が発生する場合には適切な残業代の支払いができる管理体制の整備、残業代の事前申請制度や勤怠管理システムの導入、変形労働時間制の導入などの検討も進めるべきでしょう。

労働時間の管理については、会社側の重要な義務として考えられておりますので、「未払い残業代」の請求の対応だけにとどまらず、今一度、労働時間の管理体制を見直すようにしましょう。

弁護士に残業代請求の対応を依頼するメリット

上記で説明したような「未払い残業代」についての対応を弁護士に相談・依頼するメリットにつおいても触れていきたいと思います。

残業代請求に応じるべきかどうかアドバイスできる

まず、弁護士に相談・依頼することで、従業員からの「未払い残業代」の請求が法的に妥当なものかが判断できるため、適切なアドバイスをすることができます。
特に、労働問題や人事・労務管理の問題に精通した弁護士に相談・依頼することで、過去の事例等に照らして適切なアドバイスを受けることができるでしょう。

労働審判や訴訟に発展した場合でも対応できる

「未払い残業代」の請求をする従業員との話し合いが決裂してしまった場合、労働審判や訴訟に発展する可能性があります。
このような場合でも、「未払い残業代」の問題に詳しい弁護士であれば、労働審判や訴訟に発展した場合でも、引き続き対応してもらうことができます。

労働審判や訴訟の手続きは複雑で、会社自身で対応するには、大きな負担が発生しますし、適切に手続遂行をすることができれば、会社に有利な結論を導くことができる事案でも、自社のみで対応してしまったことで、会社に不利な結論となってしまうケースもよくありますので注意が必要です。

そのため、やはり、労働問題や人事・労務管理の問題に精通した弁護士に相談・依頼することで、法的な手続きにも適切に対応してもらえることが期待できるでしょう。

残業代以外の労務問題についても相談できる

上記のとおり、「未払い残業代」の問題が生じている会社には、労働時間の管理や制度などに問題があるケースも少なくありません。
そして、その過程で、就業規則などを見させていただくと、休職制度、懲戒制度、労働時間、休憩・休暇などについてやはり不足・不備のあるルールを設けている会社をよく見かけてしまいます。

こういった点について、弁護士に相談することによって、残業代以外の労務問題についても相談することができ、将来のトラブルを未然に防止することができるようになります。
したがって、就業規則の見直しも含めて、労務問題全般について相談すべく、弁護士に相談・依頼すべきといえます。

従業員から残業代を請求されたら、お早めに弁護士法人ALGまでご相談下さい。

「未払いの残業代」については、従業員にとって強い関心事であり、問題が発覚したときには、多くの従業員から多額の残業代を請求されたり、また、残業代も支払ってくれていない会社なのだということで従業員が会社から離れていきかねません。

「未払い残業代」を請求されている会社は、今一度、従業員の労働時間管理を適正に行い、残業時間をいかに調整するか、ひいては、従業員のワークライフバランスも考えていくかということも求められているということを念頭に置いていただいて、仕組みや制度、そもそもの会社の在り方を考えていただく必要があります。
このような「未払い残業代」に関する様々な疑問、対応への不安等については、労務管理、会社側の労働問題に精通した弁護士に相談すべきです。

この点、弁護士法人ALGの神戸法律事務所の弁護士は労務管理、会社側の労働問題を数多く扱ってきており、精通しておりますので、お困りの場合には、一度ぜひご相談ください。