残業時間の立証-使用者による労働時間の適正把握義務

神戸法律事務所 所長 弁護士 小林 優介

監修弁護士 小林 優介弁護士法人ALG&Associates 神戸法律事務所 所長 弁護士

  • 残業代請求対応、未払い賃金対応

昨今話題になっていますが、「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」が成立し、働き方改革と題して様々な規制が加わったことは企業側としても注意していく必要があります。
特に、労働基準法の改正により、「労働時間の上限規制」が新たに設けられたことはご存じかと思いますが、それを実効化するべく、「労働安全衛生法(労安衛法)」の改正により各企業や事業者に「従業員の労働時間の把握」が義務化されたことはご存じでしょうか。 いくら労働時間の上限規制がなされても、肝心の実際の労働時間が適正に把握されていないと、労働時間規制は無意味化してしまうためです。
企業側にとって大きな負担とも取れそうですが、労働者の労働時間について適正に把握することで残業時間・残業代の適切な管理・対応につながるため、紛争を抑えることができる点においては、企業側にも利点となる点はあります。

そこで、働き方改革のもとで明文化された、使用者による労働時間の適正把握義務について以下見ていきたいと思います。

目次

残業代請求における残業時間の立証責任

残業代請求は、残業が発生したのに、残業代が未払いであると主張されて請求されるものです。
そうすると、残業代の請求には、残業の実態、つまり、法定労働時間を超えて労働がなされたという残業時間の立証が当然必要になります。
しかし、残業時間は、資料(タイムカードや出勤簿など)を欠いていたり、実態と異なる内容が資料記載されていたりして把握することすら容易ではなく、さらに立証せよということになるとハードルが高いということは言うまでもありません。

立証責任は労働者、使用者のどちらにあるのか?

では、残業時間について立証責任はどちらにあるのでしょうか。
残業時間の立証責任は、原則として労働者側にあるのです。そのため、残業時間を労働者側が立証できなければ、企業側は基本的には残業代を支払う必要はありません。
しかし、裁判手続等では、企業側はタイムカード等の資料を開示するよう要請され、こういった資料が提出できない場合には、企業側の労働時間管理に問題があったと認定される可能性があります。企業側の労働時間管理に問題があったとされると、立証責任が労働者側にあるといえども、企業側が不利に扱われるケースも存在します。

残業時間の立証が争点となった判例

上記したとおり、残業時間の立証責任は、原則として労働者側にあるのですが、企業側の労働時間管理に問題があるとされた場合、企業側が不利に扱われた裁判例があります。
そこで、このような残業時間の立証が争点となり、企業側が不利に扱われた裁判例を取り上げたいと思いますので参考にしてください。

事件の概要

コマーシャルの企画制作等を行う企業で働いていた従業員Xら2名が、退職後にY社に対し、在職中の8か月間に行った時間外・深夜・休日勤務に対する未払いの残業代等の請求をしたという事案です。

裁判の中では、Y社側からタイムカードの提出はあったものの、タイムカードの抜けている月があったり、打刻がされていない日が非常に多い月があるなどの問題がありました。また、Xらが、毎月の作業内容・時間を記載した月間作業報告書の提出を求めたのに対して、Y社側は「処分済みで存在しない」などとして提出に応じなかったため、このような状況でのXらの残業時間の立証方法について問題となりました。

ここまでY社側が争う姿勢を示していたのは、背景として、Y社側からXらに対して、Xらの在職中の行為に関して損害賠償請求をする別の訴訟も起こされていたようであり、双方の対立関係が相当深まっていたことも影響していたのかもしれません。

裁判所の判断(事件番号・裁判年月日・裁判所・裁判種類)

このような事案で、東京地裁は、以下のとおり判断を下しました(東京地判平成23年10月25日)。

Xらが、Y社側がXらの月間作業報告書を提出しないことから、正確な労働時間の算出が不可能であるとして、推計計算によって労働時間を算出すべきと主張した点については、労基法が時間外・深夜・休日労働について厳格な規制を行い、使用者に労働時間を管理する義務を負わせているものと解されることからすれば、このような残業代等の請求訴訟においては、合理的な理由がないにもかかわらず、使用者が、本来、容易に提出できるはずの労働時間管理に関する資料を提出しない場合には、公平の観点に照らし、合理的な推計方法により労働時間を算定することが許される場合もある。

このような観点からして、Y社において、労働時間管理のための資料を合理的な理由もなく廃棄したなどとして提出しないという状況が認められる以上、公平の観点から、本件においては、推計計算の方法により労働時間を算定する余地を認めるのが相当である。

ポイントと解説

本裁判例では、残業代等の請求訴訟において、残業等を行ったことについては、労働者側が主張・立証責任を負うと明示しながらも、労基法が時間外・深夜・休日労働について厳格な規制を行い、使用者に労働時間を管理する義務を負わせていることからすれば、合理的な理由がないにもかかわらず、使用者が、本来、容易に提出できるはずの労働時間管理に関する資料を提出しない場合には、公平の観点に照らし、合理的な推計方法により労働時間を算定することが許される場合もあると判断しました。

そのため、企業側が残業時間を立証する資料を出さないために残業時間の立証が困難という場合には、それなりの合理的根拠がある場合には、推計して労働時間を算出してよいとされる可能性があることには注意が必要です。

法改正による使用者の労働時間把握義務

2019年4月1日から、いわゆる「働き方改革」により労基法など様々な法律の改正が行われたのですが、その重要な改正の1つとして「労働安全衛生法(労安衛法)」の法律の改正による各企業や事業者に「従業員の労働時間の把握」の義務化が挙げられます。

実は、平成29年に、厚生労働省が労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインを策定し、使用者には労働時間を適正に把握する責務があることが定めていたのですが、今回の「働き方改革」により法律のもとで義務化されたことになります。
企業側として、重要な法改正ですので、以下詳しく見ていきたいと思います。

労働時間の客観的把握が義務付けられた背景

従来から、三六協定で定める時間外労働の時間数については、限度時間が1カ月45時間、1年360時間等と定められていたのですが、基準には強い効力はなく、過度な長時間労働などが放置されていました。
それにともない、長時間労働や違法残業が蔓延し、また、過労死・過労自殺も増加していったために、長時間労働に対する対策が進められるようになり、「働き方改革」の一環として、罰則付きで時間外労働それ自体についての上限が規定されることになりました。
しかし、単に上限を規定するだけではなく、企業側が適切な勤怠管理・労務管理を行うことによって、労働者の長時間労働や過重労働を防ぎ、労働者の適正な健康管理と安全な就業環境の提供を実現すべく、労働時間の客観的把握が義務付けられました。

労働時間を把握すべき労働者の範囲

上記した厚生労働省のガイドラインでは、割増賃金を適正に支払うことを目的としていたため、労働基準法上の「管理監督者」や「裁量労働制」の適用労働者、「事業場外労働のみなし労働時間制」の適用労働者は、労働時間を把握すべき労働者の対象外とされていました。
しかし、これら対象外の労働者について、結局は、過度な長時間労働や過重労働などが行われ、健康や安全が守られていないのではないかと懸念されていました。
そこで、労働者の適正な健康管理等の観点から法改正を行い、「管理監督者」や「裁量労働制」の適用労働者なども含め、ほぼ全ての労働者(「高度プロフェッショナル制度」の対象者は除く)の労働時間の把握が義務化されました。

労働時間を客観的に把握する方法

企業側で把握すべき労働時間とは、労基法上の労働時間、すなわち、客観的に見て使用者の指揮命令下に置かれている時間のことをいいます。具体的には、朝礼などの始業前の行為、作業後の片付けなどの終業後の行為、手待ち時間、仮眠時間、研修や教育訓練なども含まれます。
企業としては、労働日ごとに始業時刻や終業時刻を基準に労働者が何時間働いたのかをしっかりと把握する必要があり、把握した労働時間の正確性を担保するために、労働時間を把握できるような仕組みを作る必要があります。

そのために、以下に述べるような点に注意して仕組みを作るようにしましょう。

始業・終業時刻の厳密な記録

企業側としては、まずは、始業・終業時刻を厳密に記録するようにしなければなりません。
具体的には、以下の①もしくは②のいずれかの方法を取るようにしましょう。

①使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること、
②タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的記録を基礎として確認し、適正に記録すること、
⇒ただし、②についてはタイムカード等の客観的記録は、あくまで基礎・基本情報とすることとし、必要に応じて、これらの客観的記録と、労働時間算出のために有している他の資料(残業指示やその報告書等)とを突き合わせて、実労働時間を確認・記録することが求められることに注意しましょう。

賃金台帳の記入

また、企業側としては、賃金台帳に必要事項を記入するようにしなければなりません。
具体的には、企業は、労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数を賃金台帳に適正に記入しなければなりません(労基法108条及び同法施行規則第54条)。
賃金台帳にこれらの事項を記入していない場合や、故意に賃金台帳に虚偽の労働時間数を記入した場合は、30万円以下の罰金が科されうるため、注意が必要です(労基法120条1号)。

労働時間に関する書類の保管

そして、企業側としては、上記したような労働時間に関する書類をきちんと保管しなければなりません。
具体的には、企業は、労働者名簿、賃金台帳はもちろん、出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類について、3年間保管しなければなりません(労働基準法109条)。この3年間というのは、各書類について「最後の記載がなされた日」を起算点としてカウントされます。
この保管義務を怠った場合、30万円以下の罰金が科されることになりますので注意するようにしましょう(労基法120条1号)。

自己申告制の場合の留意点

企業側がタイムカード等による把握ではなく、労働者から自己申告させて労働時間を把握するような仕組みは例外的な場合のみ許容されるので、注意しましょう。

すなわち、①労働者に適正に自己申告するよう十分に説明すること、②労働時間を管理する者にガイドラインに従い講ずべき措置を十分に説明すること、③必要に応じた実態調査と所要の労働時間の補正、④自己申告を超えて事業場内にいる理由等の報告が適正に行われているかの確認、⑤自己申告を阻害する措置の禁止等(申告できる時間の上限設定をしない、残業時間削減の社内通達や定額残業代の時間設定が間接的な阻害要因になっていないかの確認)の仕組みも同時に整える必要があります。

なお、専ら自己申告の労働時間について、事業場内にいたことが分かるデータとの「著しい乖離」がある場合については、当然上記措置を講ずべきですが、自己申告の労働時間の仕組みを採用している場合には、積極的に①~⑤の仕組みも採用するようにしましょう。

労働時間の把握義務における罰則

労働時間の把握義務に違反した場合の罰則規定はありません。
ただし、上記したとおり、賃金台帳に虚偽の記載をした場合には罰則が科されることがありますし、また、時間外労働に対しても上限があり、上限時間を超えて労働させた場合に罰則が科されることがあるので注意するようにしましょう。
労働者の労働時間を適正に把握することで上限時間を超えることはなくなるでしょうから、企業側としては、十分に労働時間を把握することが必要です。

よくある質問

労働時間の把握義務に関連してよくある質問を以下回答していきたいと思います。

管理監督者の労働時間についても、把握する義務があるのでしょうか?

上記3-2でも触れたとおりですが、平成29年の厚生労働省のガイドラインでは、労基法上の「管理監督者」や「裁量労働制」の適用労働者、「事業場外労働のみなし労働時間制」の適用労働者は、労働時間を把握すべき労働者の対象外とされていました。
しかし、これら対象外の労働者について、結局は、過度な長時間労働や過重労働などが行われ、健康や安全が守られていないのではないかと懸念され、「管理監督者」や「裁量労働制」の適用労働者なども含め、ほぼ全ての労働者(「高度プロフェッショナル制度」の対象者は除く)の労働時間の把握が義務化されました。
よって、管理監督者であっても、企業側としては、労働時間を把握する義務があります。
管理監督者については、以下の記事もご参照ください。

管理職と残業代請求-管理監督者とは

未払い残業代を請求する従業員から、タイムカードの開示を求められました。拒否することは可能ですか?

タイムカードの開示に関する明確な法令上の根拠はありませんから、拒否は可能です。
もっとも、裁判手続等では、企業側はタイムカード等の資料を開示するよう要請され、こういった資料が提出できない場合には、企業側の労働時間管理に問題があったと認定される可能性があります。企業側の労働時間管理に問題があったとされると、立証責任が労働者側にあるといえども、企業側が不利に扱われるケースも存在します。
上記2-2の裁判例はそのケースにあたるものといえます。

従業員自身が作成した出退勤時刻のメモは、残業時間の証拠として認められますか?

労働者が自分で作成した出退勤時刻のメモは、残業時間の証拠として認められることがあります。
もちろん、内容がタイムカードなどの客観的な証拠に違反する場合などであれば、それのみを証拠として残業時間を立証することは困難でしょう。しかし、労働時間の実態に即して作成されたメモと見られれば、残上時間の証拠として認められる可能性はあるかと思います。

残業申請のルールを整備した場合、就業規則の変更も必要ですか?

残業申請のルールを就業規則に定めることは必須ではなく、新たに残業申請のルールを整備するだけでは、就業規則の変更は必要ではありません。
ただし、就業規則内に残業申請ルールを規定して労働者に周知したい場合、既に残業申請のルールが就業規則に整備されている場合には、就業規則の変更も必要になるでしょう。
特に、就業規則に記載をしておけば、新しく入社する労働者に対しても、残業申請のルールを適用しやすくなりますし、労働者にも周知しやすくなるため、就業規則に規定しておくことは有益といえます。

従業員が自己申告できる労働時間に、上限を設けることは可能ですか?

労働者が自己申告できる労働時間に上限を設けるべきではありません。

4-4でも触れましたが、労働時間の自己申告制にする場合、①労働者に適正に自己申告するよう十分に説明すること、②労働時間を管理する者にガイドラインに従い講ずべき措置を十分に説明すること、③必要に応じた実態調査と所要の労働時間の補正、④自己申告を超えて事業場内にいる理由等の報告が適正に行われているかの確認、⑤自己申告を阻害する措置の禁止等(申告できる時間の上限設定をしない、残業時間削減の社内通達や定額残業代の時間設定が間接的な阻害要因になっていないかの確認)の仕組みも同時に整える必要があります。

そのため、上限を設けることは⑤に反しているため、上限を設けることはできないと考えるべきです。

実際の労働時間とタイムカードの打刻にズレが生じた場合、どう対処すべきでしょうか?

通常、タイムカードに打刻された時間は、実際の労働時間に対応していると考えられるため、ズレが生じた場合、タイムカードに打刻された時間を実際の労働時間として算出することが多いでしょう。
ただし、後からタイムカードの打刻と実際の労働時間が合わないことが発覚した場合は、パソコンのログイン・ログオフなどの記録の確認等を行い、なぜズレが生じたのかを調査し、タイムカードと実際の労働時間を一致させる対応をする必要があるでしょう。

賃金台帳の労働時間の虚偽記載があった場合の罰則等を教えて下さい。

4-2でも触れましたが、企業は、労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数を賃金台帳に適正に記入しなければなりません(労基法108条及び同法施行規則第54条)。
賃金台帳にこれらの事項を記入していない場合や、故意に賃金台帳に虚偽の労働時間数を記入した場合は、30万円以下の罰金が科されうるため、注意が必要です(労基法120条1号)。

労働時間を従業員の自己申告で把握する場合、その日の労働時間はいつまでに申告させるべきでしょうか?

自己申告制の場合でも、基本的には、労働時間の申告の期限は設けられていません。しかし、一般的には、労働時間の申告が当該労働日から時間が空いて申告されてしまうと記憶違いなどにより、適正な労働時間の把握ができなくなる可能性があります。
そのため、基本的には、当日中に労働時間の申告をさせるべきです。
所用により退勤する必要があるなど当日中に自己申告することが困難な場合もあり得ると思いますが、その場合でも翌営業日には労働時間を申告させるなど、可能な限り、当該労働日から間を空けずに申告させるようにしましょう。

残業許可制の導入は、従業員の残業時間を把握するのに有効ですか?

企業側が労働者の労働時間を把握できていないと、無駄な時間外労働が生じてしまうことになります。
無駄な時間外労働の例としては、労働者が緊急でない、必要でない業務をダラダラ残業しているケースや、残業代、つまり生活費を稼ぐために、不必要なのにあえて残業をしているケースが挙げられます。
しかし、残業許可制を正しく導入・運用すれば、残業時間の抑制につながり、企業としては、不要な残業代の支払いを防ぐことができるでしょうし、また、労働者のワークライフバランスを考えて、適切に労務管理を進めていくことにもつながります。 残業許可制については、詳しくは以下の記事もご参照ください。

残業許可制でダラダラ残業を防ぐ!

従業員によるタイムカードの不正が発覚した場合、企業はどう対処すべきでしょうか?

労働者によるタイムカードの不正(退勤時間をわざと遅らせて打刻するなど)が発覚した場合、労働時間が上乗せされ、過剰に残業代を支払っていたこととなります。
そのため、まず、当該労働者から事実確認や行為の理由などを確認することが必要です。
その上で、タイムカードの不正が明らかなのであれば、当該労働者に対して、過剰に支払った残業代の返還を請求するという選択肢もあります。
また、タイムカードの不正は、企業に対する重大な背信行為ですので、就業規則において、懲戒事由などに該当することもあるでしょうから、就業規則をもとに、適切な処分を下すという選択肢もあります。

未払い残業代を請求されてお困りなら、残業問題に強い弁護士までご相談ください。

残業代は、労働者にとって強い関心事であり、問題が発覚したときには、多くの労働者から多額の残業代を請求されたり、また、残業代も支払ってくれていない会社なのだということで労働者が会社から離れていきかねません。
未払い残業代を請求されている企業の方は、今一度、労働者の労働時間管理を適正に行い、残業時間をいかに調整するか、労働者のワークライフバランスも考えていくかということも求められているということを念頭に置いていただいて、仕組みや企業の在り方を考えていってもらう必要があります。

未払い残業代を請求されてお困りの企業の方は、残業問題に強い、弁護士法人ALGの神戸法律事務所の弁護士にぜひ一度ご相談ください。

神戸法律事務所 所長 弁護士 小林 優介
監修:弁護士 小林 優介弁護士法人ALG&Associates 神戸法律事務所 所長
保有資格弁護士(兵庫県弁護士会所属・登録番号:51009)
兵庫県弁護士会所属。弁護士法人ALG&Associatesでは高品質の法的サービスを提供し、顧客満足のみならず、「顧客感動」を目指し、新しい法的サービスの提供に努めています。
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