残業許可制でダラダラ残業を防ぐ!

  • 残業代請求対応、未払い賃金対応

近時、労働者もワークライフバランスや柔軟な働き方を求めるようになり、かつてのように長時間労働により生産性を上げて企業を発展させていくという企業経営は時代に合わず、取り残されていくようになるでしょう。

そのため、労働時間をなるべく短くして労働者のワークライフバランスを考えながらも、効率を上げるなど労働の価値や生産性を上げて会社を発展させていかなければなりません。会社として、長時間労働をさせる「ブラック企業」というレッテルを貼られたり、未払い残業として多額の金銭を負担せざるを得なくなったり、長時間労働はもはや会社経営にあたってのリスクとさえ言えるでしょう。

会社がきちんと労働の実態を把握・管理できていないことが長時間労働の原因の一つということがあります。もちろん、労働者に行わせるべき必要な残業もあるでしょうが、場合によっては、緊急でない、必要でない業務を労働者が残業して行っている可能性もあり、こうした不必要な残業を企業としてはなるべく防いでいく必要があります。

こうした労働者の労働の実態の把握・管理のために、また、労働者をダラダラ働かせて残業させない、生活費を稼ぐためにわざと残業させないために、残業を許可制にしていくという手段が考えられます。

そこで、残業許可制について詳しく見ていきましょう。

目次

無駄な時間外労働(ダラダラ残業、生活残業)を防ぐには

会社側が労働者の労働の実態を把握できていないと、無駄な時間外労働が生じてしまうことになります。

無駄な時間外労働の例としては、労働者が緊急でない、必要でない業務をダラダラ残業しているケース(以下、「ダラダラ残業」といいます。)が挙げられます。また、残業代、つまり生活費を稼ぐために、不必要なのにあえて残業をしているケース(以下、「生活残業」といいます。)も挙げられます。

会社としては、「時間外労働をしないように日頃から周知していたから残業代は支払わなくても良いはず」、「勝手に居残りしていただけだから残業代を支払わなくても良いはず」などと考えていても、会社が残業を明示にまたは黙示に容認していたなどとみなされて、残業代を支払わなければならなくなる可能性が多いにあります。労働者の労働の実態をきちんと把握して管理していないことによる会社の責任とも見れるためです。

そのため、会社としては、こうした労働者のダラダラ残業や生活残業についてもきちんと把握して管理していく必要があります。

「ダラダラ残業」に該当するケース

ダラダラ残業では、通常、当該労働者が、仕事の優先順位やスケジュール感をきちんと自分で把握できておらず、まさにメリハリなくダラダラ仕事をしてしまっているため生じるものと思われます。例えば、他の労働者と同じ業務量を与えるにもかかわらず、その中で一人の労働者だけが時間内に業務が終わらず残業をせざるを得なくなっているような場合などが考えられます。

こうした場合、会社としても「勝手に居残りしていただけだから残業代を支払う必要はない」「仕事が遅いだけだから残業代を支払う必要はない」などと考えるかもしれませんが、上記したとおり、タイムカードなどで居残りの証拠があるにもかかわらず、是正策などを講じていなければ、会社が残業を明示または黙示に容認していたとみなされて、残業代の支払う必要が出てきかねないので注意が必要です。

ダラダラ残業が及ぼす会社への悪影響

ダラダラ残業を黙認ないし放置するということは、端的に、会社から無駄なお金が出ていっていることを黙認ないし放置しているものといえます。

上記したとおり、ダラダラ残業は、他の労働者と同じ業務量であるにもかかわらず、時間内に終わらずに残業が発生し、会社としてその残業に残業代を支払っていることになります。会社が労働者の労働の実態を把握・管理できていれば支払う必要のなかった残業代を支払うことになり、そのまま黙認ないし放置していれば、会社の経営にも影響が出てきかねません。

また、ダラダラ残業を黙認ないし放置していると、他の労働者にも波及して、全社的に残業が増えていくということも起こりえます。つまり、ダラダラ残業により一人の労働者に残業代が支払われてしまっていると、他の労働者も賃金を得るために生活残業をし始める等の悪影響が生じることも考えられます。

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許可の無い残業でも残業代の支払いは必要か?

労働者からの未払い残業代の請求が来た際に、会社としては、「日頃から残業しないように、定時で帰るように指示していた」「会社としては残業を許可していない」などと反論することが考えられます。

しかし、このような反論は有効とは言い切れません。上記したとおり、タイムカードなどの出退勤記録上、労働者が残業している事実は明らかであるにもかかわらず、それに対する是正策などを講じることなく漫然と放置等していた場合には、会社が残業を明示または黙示に容認していたと判断される可能性が高いためです。

実際に、【大林ファシリティーズ(オークビルサービス)事件(最判平成19年10月19日)】では、会社からの明示の指示のない労働であっても、会社が、労働者が労働に従事していたことを知っていた(知りえた)にも関わらず、これを黙認していた場合に、会社からの黙示の業務指示があったものと認め、残業代の支払い等を命じられました。

そのため、労働者の残業を黙認ないし放置していた場合には、会社の許可がなくとも会社として残業代を支払う必要が出てくる可能性があるので注意が必要です。

残業許可制の導入によるダラダラ残業の防止

上記したとおり、会社としては、「会社としては残業を許可していない」などといった反論はそれだけでは有効ではありません。会社として、不必要な残業を防ぎ、また、残業を黙認していたなどと指摘されないように、【残業許可制】を導入することをお勧めします。

【残業許可制】としては、例えば、残業する前に、①残業する時間、②行う業務内容、③残業しなければならない理由、などを書面(例えば、残業届)などで労働者に提出させるのです。このような制度を導入すれば、会社としては、誰がなぜ残業を行うのか、その残業は本当に必要なのかを、事前に確認できるために、不必要な残業、例えばダラダラ残業や生活残業を防止することができます。

さらに、上記のような残業届を提出させることで、会社全体として、どの部署にどの程度の残業が生じているかを把握することができ、どの部署において労働の生産性が落ちているか、てこ入れや是正策が必要かなどを把握することもできる利点もあると思います。

残業許可制の導入・運用に関する注意点

ただし、このような【残業許可制】を導入したとしても、導入すればそれだけで終わりではありません。大切なのは、実際にどのように運用できるかです。

まず、残業を許可制にしているのですから、①許可のない残業をさせないという対応が重要になります。繰り返し述べてきたとおり、許可のない残業を許してしまうと、結局、会社が残業を明示または黙示に容認していたとして、残業代を支払う必要が出てくる可能性もあるでしょう。

また、②本当に必要な場合には、残業を許可するという対応も必要になるでしょう。例えば、業務量が多いにもかかわらず、残業を許可せずに、労働者が家に持ち帰って仕事をしている場合、結局は、会社から黙示の残業の指示があったとみられることもあります。こういう場合には、むしろ、会社において、どの程度残業が必要なのかを事前に判断し、必要な場合には時間を区切るなどして適正な残業を命じることが重要です。

以下、どのように【残業許可制】を導入すればよいか、導入後にどのような対応をとればよいかを詳しく見ていきましょう。

ルールの明確化と適正な運用が必要

【残業許可制】を導入する際には、まずは、残業を許可制とするルールを明確化しましょう。

上記したとおり、残業する際には、残業する前に、①残業する時間、②行う業務内容、③残業しなければならない理由、などを書面(例えば、残業届)などで労働者に提出させるべきでしょう。このような残業に関するルールを明確化すれば、会社としては、誰がなぜ残業を行うのか、その残業は本当に必要なのかを、事前に確認することができます。

そして、残業する際には、残業届をきちんと事前に提出させるという、ルールに沿った適切な運用をすることも重要です。繰り返しになりますが、この点を会社が怠って残業届が提出されなくても残業を放置ないし黙認していたような場合には、結局は、会社が残業を明示または黙示に容認していたとして残業代を支払う必要が出てくるため注意が必要です。

就業規則の規定例

上記したとおり、【残業許可制】を導入する際には、きちんとしたルールを定めておく必要があります。ルール化にあたっては、就業規則に以下のような規定を置くなどしましょう。

<就業規則の例>

①会社は、業務上の都合により、第●条の所定労働時間を超えて労働をさせることがある。
②前項に規定する時間外労働については、所属長の指示ないし所属長に申請して許可を受けた場合のみを対象とし、会社の指示なく、または会社の許可なく時間外労働をした場合、当該労働に対する通常の賃金及び割増賃金は支払わないものとする。
③時間外労働を行おうとする者は、事前に、所定の届に必要事項を記入した上で、所属長に申請をし、所属長の許可を得なければならない。

定期的な周知と従業員への意識づけ

【残業許可制】について、上記のとおり就業規則などでルール化した場合には、実際に労働者にルールを周知徹底させることを忘れないようにしましょう。

会社として、原則、残業をさせないというメッセージをきちんと労働者に周知して、残業をする際には許可が必要であることを意識付けすることで、所定労働時間内で業務を終了させるという意識を労働者に植え付けさせることができ、労働の生産性が上がることにもつながるでしょう。

会社としては、労働者に対して定期的に【残業許可制】や、原則として残業は認めないことを周知し、残業をせずに業績を上げている部署はきちんと評価するなど、従業員や労働者への意識づけこそが重要であることは言うまでもありません。

黙示の残業命令とならないようにする

すでに述べてきたとおり、【残業許可制】を導入したとしても、きちんと適正に運用しなければ、会社が黙示に残業を容認していたと受け取られてしまいます。

そのため、繰り返しになりますが、会社としては、残業は基本的にさせないというルールのもと、残業する際には、残業届などきちんと申請させて、労働者の労働の実態を把握・管理するようにしましょう。残業届を出さずとも残業をさせている場合には、黙示の残業命令と受け取られる可能性もあるため、くれぐれも注意するようにしましょう。

残業の許可に関する裁判例

残業の許可に関する裁判例としては、以下に取り上げる【リゾートトラスト事件(大阪地判平成17年3月25日)】が挙げられます。

事件の概要

当該事件では、Y社での経理課の係長の責任にあったXが、時間外労働・休日労働に対する残業代・休日手当等の割増賃金を請求したために、会社が、Xに対して割増賃金を支払う義務があるかなどが争われました。

具体的には、Xは、Y社において経理課の係長として経理の仕事にあたっていたのですが、Xが経理課に異動した後の時間外労働数は、異動する前の時間外労働数よりも約7倍に増え、また、Xの前任者やXの部下の時間外労働数よりもかなり多く時間外労働に従事しており、Xの上司がXに早く帰るように何度も注意したものの、Xは帰らずに残業していたというもので、また、休日労働を命じられていないにもかかわらず、休日労働に従事したとして、XがY社に対して、残業代や休日手当等の割増賃金を請求したものです。

このようなXに対して、Y社が残業代・休日手当を支払うべきか、支払うとしてどの範囲を支払うべきかが問題となりました。

裁判所の判断(事件番号 裁判年月日・裁判所・裁判種類)

大阪地裁は、Xの残業代については一部のみ支払う義務があるとし、休日手当は支払う義務がないと判断しました。

まず、残業代については、⑴Xの退社時間が、経理課の繁忙期だけでなく、全般的に退社時間が遅いこと、⑵Xの前任者と比較してかなり時間外労働数が多いこと、⑶会社としては、前任者の業務を、Xの部下に主に引き継がせ、Xが過大な業務に従事していたとはいえないこと、そのために、Xの部下よりも残業時間が長くなるとはいいがたいこと、⑷Xの上司がXに対して早く帰るように何度も注意していたことから、残業を命じていたとは認められないこと、などを踏まえて、Xの主張した残業時間を大幅に排斥し、Xの部下の残業時間を踏まえながら、Xの残業時間を判断しました。

また、休日労働についても、休日労働の必要性が認められず、また、Y社による業務命令もないとして、休日手当の支払い義務はないと判断しました。

ポイントと解説

この事件では、⑴繁忙期と他の時期の時間外労働数の相違や、⑵当該労働者の従事していた業務量(具体的にどのような業務に従事していたか)、⑶前任者や周囲の労働者との時間外労働数の比較、⑷残業に対する会社の対応、などを踏まえて、労働者が主張する残業時間を大幅に排斥し、会社が負担すべき適切な残業時間を判断して、会社に残業代の支払いを命じました。

当該裁判例では、残業の必要性及び残業に対する会社の対応を吟味しており、業務量や明示的な残業禁止命令の有無などを考慮されるという点は、とても参考になるものと思います。

残業許可制に関するQ&A

残業許可の要否を判断する基準について教えて下さい。

残業許可の要否についてですが、どの会社でも、残業許可を取り入れるべきかと思います。

なぜなら、すでに述べたとおり、会社として今後も発展していくためには、労働者の労働時間をなるべく短くして労働者のワークライフバランスを考えながらも、労働の価値や生産性を上げる必要があるためです。会社としても、長時間労働をさせる「ブラック企業」というレッテルを貼られたり、未払い残業として多額の金銭を負担せざるを得なくなったり、長時間労働はもはや企業経営にあたってのリスクとさえ言えるでしょう。

そのため、労働者の労働の実態を把握・管理するためにも、無駄な残業代を支払わないためにも、残業許可はあらゆる企業で取り入れるべきです。

事前許可なく残業している社員を見つけた場合、どのような対応が必要ですか?

【残業許可制】を導入したにもかかわらず、事前許可なく残業している社員を見つけた場合、その残業を許可しない旨の業務命令を出すなどしましょう。

上記裁判例のように、残業を禁止する業務命令を発していることが、無許可残業に対して残業代を支払う必要がないことの一要因となりますので、会社としては、毅然とした対応を取ることが重要です。

終業時刻に帰るよう注意しましたが、従業員が勝手に残業した場合でも残業代は発生しますか?

【残業許可制】を導入した場合でも多くあるのが、この「従業員が勝手に残業しているケース」です。

このような従業員が勝手に残業しているケースでは、いくら会社として終業時刻に帰るように注意しても、会社が黙示に残業を容認していたと受け取られる可能性は否定できません。このような場合でも残業代が発生する可能性があるため、上記したとおり、残業を禁止する業務命令などを発して、毅然とした対応を取るようにしましょう。

不必要な残業を防ぐのに、定額残業代(固定残業代)制の導入は有効ですか?

定額残業代(固定残業代)制とは、現実の時間外労働の有無や長短に拘らず、一定時間分の残業代金を予め定め、これを労働者に支給する制度とされています。

そのため、定額残業代(固定残業代)を導入すれば、一定時間分の残業をしていない場合にも、定額残業代(固定残業代)が支払われるため、労働者にはできるだけ早く仕事を終わらせて帰宅しよう、というインセンティブが働くのではないかと考えて、定額残業代(固定残業代)制を導入する会社が増えているようです。

定額残業代(固定残業代)制については、労働者に対して、時間意識を持たせ、仕事の能率を上げたり、給与の安定性をもたらす点があるかと思います。その意味では、労働者の不必要な残業を防ぐことに一定程度は有効であるといえるのではないでしょうか。

定額残業代(固定残業代)制については、以下の記事で詳しく触れていますのでご参照ください。

定額残業代制に関する重要判決と時代の変化への対応
定額残業代制が否定された場合の三重苦

残業許可制に申請期限を設定することは問題ないですか?

残業許可制を導入するにあたっては、残業申請の申請期限を設定することは問題ありませんし、むしろ設定すべきでしょう。

あくまでも、原則として残業を認めないこと、残業する場合には、「事前に」その理由や残業時間を申請させて、その残業の要否を会社が判断すべきだからです。

ただし、「残業申請制」を導入すると必ず出てくる問題が、後日の残業申請はどうなるのかという問題です。会社は、原則、後日の残業申請を認めないとルール化することが多いと思いますが、突発的な業務対応のために残業する必要があった、ということがよく起こります。こうした場合には、原則として、会社側は残業を認め残業代を支払う必要が出てきてしまいます。

しかし、こういった後日の残業申請を許容していると、残業許可制が有名無実化してしまうため、再度ルール作りをしっかり行う必要があるでしょう。

残業申請書にはどのような内容を記載してもらうべきですか?

残業申請書、残業届等の申請書類には、①残業する時間、②行う業務内容、③残業しなければならない理由などを記載させるべきでしょう。会社としては、誰がなぜ残業を行うのか、その残業は本当に必要なのかを、事前に確認することができます。

「許可のない残業に対して残業代は支払わない」と就業規則上で定めることは可能ですか?

すでに述べたとおり、【残業許可制】を導入する際には、きちんとしたルールを定めておく必要があります。ルール化にあたっては、就業規則に以下のような規定を置くなどしましょう。

<就業規則の例>

①会社は、業務上の都合により、第●条の所定労働時間を超えて労働をさせることがある。
②前項に規定する時間外労働については、所属長の指示ないし所属長に申請して許可を受けた場合のみを対象とし、会社の指示なく、または会社の許可なく時間外労働をした場合、当該労働に対する通常の賃金及び割増賃金は支払わないものとする。
③時間外労働を行おうとする者は、事前に、所定の届に必要事項を記入した上で、所属長に申請をし、所属長の許可を得なければならない。
このように、許可のない残業に対して残業代を支払わないという規定を置くことは【残業許可制】の導入にあたって有用かと思われます。

残業許可制のルールを違反した従業員に対し、懲戒処分を下すことは可能ですか?

残業許可制のルールに違反したからといって直ちに懲戒処分を下すことは相当ではありません。

会社が懲戒解雇などの懲戒処分を行うときは、就業規則に懲戒処分の根拠規定があることが前提となりますが、仮に、そのような規定を置いていたとしても、⑴従業員が行った違反行為の程度(事由)と⑵懲戒処分の程度(内容)とが釣り合っていなければなりません。つまり、厳し過ぎる懲戒処分は、無効とされてしまうリスクがあります。

まずは、残業許可制のルール違反に対して、最初は、会社から当該労働者に対して注意や指導を行うようにしましょう。

それでも残業許可制のルール違反を繰り返したときは、当該労働者の言い分を聴いた上で、最も軽い懲戒処分の譴責(始末書の提出)などを行うのが一般的です。

それでも業務命令違反を繰り返したときは徐々に重い処分にしていくようにしましょう。

ノー残業デーは残業時間の短縮に効果がありますか?

ノー残業デーとは、一般的に、残業せずに定時に退社する日を指し、厚生労働省もノー残業デーの設置を推奨しています。

会社として、長時間労働を抑制するために『その日は残業をしてはならない』という趣旨で、あえてノー残業デーを設けることは、有効であると思います。

ただし、ノー残業デーに該当する日だったとしても、残業しなければ、指示された期限に間に合わないだとか、査定に響く、上司から注意されるなどといった事情があれば、ノー残業デーにおける残業でも残業代が発生しかねませんので、会社としてはノー残業デーだから残業代は発生しないなどと思いこまないように注意しましょう。

タイムカードの不正打刻で残業時間の水増しが発覚しました。会社はどう対応すべきですか?

タイムカードの不正打刻は、仮に、残業代などを実際よりも多く会社に支払わせる目的で行われた場合、法律上詐欺罪に該当する可能性のある重大な違反行為です。

そして、タイムカードの不正打刻が行われている場合、おそらく当該労働者としては、故意に会社に嘘の申告をして、残業代を本来の分よりも多く支払わせようとしているはずであり、会社の立場からすれば、このような労働者を信用して雇用を継続することは難しいものと思います。

そのため、例えば、実際の退勤時間より1時間以上遅い退勤時刻に改ざんする行為を継続的に行っている場合などでは、悪質なケースとして、解雇を検討して良いかと思います。

ただし、⑴長時間の離席が許容されているなど会社の勤怠管理自体もずさんであった側面がある場合や、⑵当該労働者が、積極的に会社をだまして残業代を支払わせる目的で虚偽申告したとまではいえないような場合には、解雇が相当ではないと判断されることもありますので、会社としては対応を慎重に検討すべきでしょう。

残業許可制の導入・運用について、労務管理の知識を有する弁護士がアドバイスさせて頂きます。

これまで見てきたとおり、【残業許可制】の導入や運用については、きちんとしたルール作り、労働者への周知徹底、会社として毅然とした対応をとっていくことなど注意点が多くあります。

ただし、【残業許可制】を正しく導入・運用すれば、残業時間の抑制につながり、会社としては、不要な残業代の支払いを防ぐことができるでしょうし、また、労働者のワークライフバランスを考えて、適切に労務管理を進めていくことにもつながります。

【残業許可制】の導入・運用について検討されている会社の方、使用者の方は、労務管理に精通した神戸法律事務所の弁護士にいち早く相談することをおすすめします。会社の規模・業務内容等に応じて適切なアドバイスをさせていただきます。

この記事の監修

神戸法律事務所 所長 弁護士 小林 優介
弁護士法人ALG&Associates 神戸法律事務所 所長弁護士 小林 優介
兵庫県弁護士会所属。弁護士法人ALGでは高品質の法的サービスを提供し、顧客満足のみならず、「顧客感動」を目指し、新しい法的サービスの提供に努めています。
兵庫県弁護士会所属。弁護士法人ALGでは高品質の法的サービスを提供し、顧客満足のみならず、「顧客感動」を目指し、新しい法的サービスの提供に努めています。

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※会社側・経営者側専門となりますので、労働者側のご相談は受け付けておりません

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