残業時間の立証－使用者による労働時間の適正把握義務

昨今話題になっていますが、「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」が成立し、働き方改革と題して様々な規制が加わったことは企業側としても注意していく必要があります。
特に、労働基準法の改正により、「労働時間の上限規制」が新たに設けられたことはご存じかと思いますが、それを実効化するべく、「労働安全衛生法（労安衛法）」の改正により各企業や事業者に「従業員の労働時間の把握」が義務化されたことはご存じでしょうか。 いくら労働時間の上限規制がなされても、肝心の実際の労働時間が適正に把握されていないと、労働時間規制は無意味化してしまうためです。
企業側にとって大きな負担とも取れそうですが、労働者の労働時間について適正に把握することで残業時間・残業代の適切な管理・対応につながるため、紛争を抑えることができる点においては、企業側にも利点となる点はあります。

そこで、働き方改革のもとで明文化された、使用者による労働時間の適正把握義務について以下見ていきたいと思います。

残業代請求における残業時間の立証責任

残業代請求は、残業が発生したのに、残業代が未払いであると主張されて請求されるものです。
そうすると、残業代の請求には、残業の実態、つまり、法定労働時間を超えて労働がなされたという残業時間の立証が当然必要になります。
しかし、残業時間は、資料（タイムカードや出勤簿など）を欠いていたり、実態と異なる内容が資料記載されていたりして把握することすら容易ではなく、さらに立証せよということになるとハードルが高いということは言うまでもありません。

立証責任は労働者、使用者のどちらにあるのか？

では、残業時間について立証責任はどちらにあるのでしょうか。
残業時間の立証責任は、原則として労働者側にあるのです。そのため、残業時間を労働者側が立証できなければ、企業側は基本的には残業代を支払う必要はありません。
しかし、裁判手続等では、企業側はタイムカード等の資料を開示するよう要請され、こういった資料が提出できない場合には、企業側の労働時間管理に問題があったと認定される可能性があります。企業側の労働時間管理に問題があったとされると、立証責任が労働者側にあるといえども、企業側が不利に扱われるケースも存在します。

残業時間の立証が争点となった判例

上記したとおり、残業時間の立証責任は、原則として労働者側にあるのですが、企業側の労働時間管理に問題があるとされた場合、企業側が不利に扱われた裁判例があります。
そこで、このような残業時間の立証が争点となり、企業側が不利に扱われた裁判例を取り上げたいと思いますので参考にしてください。

事件の概要

コマーシャルの企画制作等を行う企業で働いていた従業員Ｘら２名が、退職後にＹ社に対し、在職中の８か月間に行った時間外・深夜・休日勤務に対する未払いの残業代等の請求をしたという事案です。

裁判の中では、Y社側からタイムカードの提出はあったものの、タイムカードの抜けている月があったり、打刻がされていない日が非常に多い月があるなどの問題がありました。また、Ｘらが、毎月の作業内容・時間を記載した月間作業報告書の提出を求めたのに対して、Y社側は「処分済みで存在しない」などとして提出に応じなかったため、このような状況でのＸらの残業時間の立証方法について問題となりました。

ここまでY社側が争う姿勢を示していたのは、背景として、Y社側からXらに対して、Xらの在職中の行為に関して損害賠償請求をする別の訴訟も起こされていたようであり、双方の対立関係が相当深まっていたことも影響していたのかもしれません。

裁判所の判断(事件番号・裁判年月日・裁判所・裁判種類)

このような事案で、東京地裁は、以下のとおり判断を下しました（東京地判平成２３年１０月２５日）。

Xらが、Y社側がXらの月間作業報告書を提出しないことから、正確な労働時間の算出が不可能であるとして、推計計算によって労働時間を算出すべきと主張した点については、労基法が時間外・深夜・休日労働について厳格な規制を行い、使用者に労働時間を管理する義務を負わせているものと解されることからすれば、このような残業代等の請求訴訟においては、合理的な理由がないにもかかわらず、使用者が、本来、容易に提出できるはずの労働時間管理に関する資料を提出しない場合には、公平の観点に照らし、合理的な推計方法により労働時間を算定することが許される場合もある。

このような観点からして、Y社において、労働時間管理のための資料を合理的な理由もなく廃棄したなどとして提出しないという状況が認められる以上、公平の観点から、本件においては、推計計算の方法により労働時間を算定する余地を認めるのが相当である。

ポイントと解説

本裁判例では、残業代等の請求訴訟において、残業等を行ったことについては、労働者側が主張・立証責任を負うと明示しながらも、労基法が時間外・深夜・休日労働について厳格な規制を行い、使用者に労働時間を管理する義務を負わせていることからすれば、合理的な理由がないにもかかわらず、使用者が、本来、容易に提出できるはずの労働時間管理に関する資料を提出しない場合には、公平の観点に照らし、合理的な推計方法により労働時間を算定することが許される場合もあると判断しました。

そのため、企業側が残業時間を立証する資料を出さないために残業時間の立証が困難という場合には、それなりの合理的根拠がある場合には、推計して労働時間を算出してよいとされる可能性があることには注意が必要です。

法改正による使用者の労働時間把握義務

2019年4月1日から、いわゆる「働き方改革」により労基法など様々な法律の改正が行われたのですが、その重要な改正の1つとして「労働安全衛生法（労安衛法）」の法律の改正による各企業や事業者に「従業員の労働時間の把握」の義務化が挙げられます。

実は、平成29年に、厚生労働省が労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインを策定し、使用者には労働時間を適正に把握する責務があることが定めていたのですが、今回の「働き方改革」により法律のもとで義務化されたことになります。
企業側として、重要な法改正ですので、以下詳しく見ていきたいと思います。

労働時間の客観的把握が義務付けられた背景

従来から、三六協定で定める時間外労働の時間数については、限度時間が１カ月４５時間、１年３６０時間等と定められていたのですが、基準には強い効力はなく、過度な長時間労働などが放置されていました。
それにともない、長時間労働や違法残業が蔓延し、また、過労死・過労自殺も増加していったために、長時間労働に対する対策が進められるようになり、「働き方改革」の一環として、罰則付きで時間外労働それ自体についての上限が規定されることになりました。
しかし、単に上限を規定するだけではなく、企業側が適切な勤怠管理・労務管理を行うことによって、労働者の長時間労働や過重労働を防ぎ、労働者の適正な健康管理と安全な就業環境の提供を実現すべく、労働時間の客観的把握が義務付けられました。

労働時間を把握すべき労働者の範囲

上記した厚生労働省のガイドラインでは、割増賃金を適正に支払うことを目的としていたため、労働基準法上の「管理監督者」や「裁量労働制」の適用労働者、「事業場外労働のみなし労働時間制」の適用労働者は、労働時間を把握すべき労働者の対象外とされていました。
しかし、これら対象外の労働者について、結局は、過度な長時間労働や過重労働などが行われ、健康や安全が守られていないのではないかと懸念されていました。
そこで、労働者の適正な健康管理等の観点から法改正を行い、「管理監督者」や「裁量労働制」の適用労働者なども含め、ほぼ全ての労働者（「高度プロフェッショナル制度」の対象者は除く）の労働時間の把握が義務化されました。

労働時間を客観的に把握する方法

企業側で把握すべき労働時間とは、労基法上の労働時間、すなわち、客観的に見て使用者の指揮命令下に置かれている時間のことをいいます。具体的には、朝礼などの始業前の行為、作業後の片付けなどの終業後の行為、手待ち時間、仮眠時間、研修や教育訓練なども含まれます。
企業としては、労働日ごとに始業時刻や終業時刻を基準に労働者が何時間働いたのかをしっかりと把握する必要があり、把握した労働時間の正確性を担保するために、労働時間を把握できるような仕組みを作る必要があります。

そのために、以下に述べるような点に注意して仕組みを作るようにしましょう。

始業・終業時刻の厳密な記録

企業側としては、まずは、始業・終業時刻を厳密に記録するようにしなければなりません。
具体的には、以下の①もしくは②のいずれかの方法を取るようにしましょう。

①使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること、
②タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的記録を基礎として確認し、適正に記録すること、
⇒ただし、②についてはタイムカード等の客観的記録は、あくまで基礎・基本情報とすることとし、必要に応じて、これらの客観的記録と、労働時間算出のために有している他の資料（残業指示やその報告書等）とを突き合わせて、実労働時間を確認・記録することが求められることに注意しましょう。

賃金台帳の記入

また、企業側としては、賃金台帳に必要事項を記入するようにしなければなりません。
具体的には、企業は、労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数を賃金台帳に適正に記入しなければなりません（労基法108条及び同法施行規則第54条）。
賃金台帳にこれらの事項を記入していない場合や、故意に賃金台帳に虚偽の労働時間数を記入した場合は、30万円以下の罰金が科されうるため、注意が必要です（労基法１２０条１号）。

労働時間に関する書類の保管

そして、企業側としては、上記したような労働時間に関する書類をきちんと保管しなければなりません。
具体的には、企業は、労働者名簿、賃金台帳はもちろん、出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類について、３年間保管しなければなりません（労働基準法１０９条）。この３年間というのは、各書類について「最後の記載がなされた日」を起算点としてカウントされます。
この保管義務を怠った場合、30万円以下の罰金が科されることになりますので注意するようにしましょう（労基法１２０条１号）。

自己申告制の場合の留意点

企業側がタイムカード等による把握ではなく、労働者から自己申告させて労働時間を把握するような仕組みは例外的な場合のみ許容されるので、注意しましょう。

すなわち、①労働者に適正に自己申告するよう十分に説明すること、②労働時間を管理する者にガイドラインに従い講ずべき措置を十分に説明すること、③必要に応じた実態調査と所要の労働時間の補正、④自己申告を超えて事業場内にいる理由等の報告が適正に行われているかの確認、⑤自己申告を阻害する措置の禁止等（申告できる時間の上限設定をしない、残業時間削減の社内通達や定額残業代の時間設定が間接的な阻害要因になっていないかの確認）の仕組みも同時に整える必要があります。

なお、専ら自己申告の労働時間について、事業場内にいたことが分かるデータとの「著しい乖離」がある場合については、当然上記措置を講ずべきですが、自己申告の労働時間の仕組みを採用している場合には、積極的に①～⑤の仕組みも採用するようにしましょう。

労働時間の把握義務における罰則

労働時間の把握義務に違反した場合の罰則規定はありません。
ただし、上記したとおり、賃金台帳に虚偽の記載をした場合には罰則が科されることがありますし、また、時間外労働に対しても上限があり、上限時間を超えて労働させた場合に罰則が科されることがあるので注意するようにしましょう。
労働者の労働時間を適正に把握することで上限時間を超えることはなくなるでしょうから、企業側としては、十分に労働時間を把握することが必要です。

未払い残業代を請求されてお困りなら、残業問題に強い弁護士までご相談ください。

残業代は、労働者にとって強い関心事であり、問題が発覚したときには、多くの労働者から多額の残業代を請求されたり、また、残業代も支払ってくれていない会社なのだということで労働者が会社から離れていきかねません。
未払い残業代を請求されている企業の方は、今一度、労働者の労働時間管理を適正に行い、残業時間をいかに調整するか、労働者のワークライフバランスも考えていくかということも求められているということを念頭に置いていただいて、仕組みや企業の在り方を考えていってもらう必要があります。

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