フレックスタイム導入の手続き

フレックスタイム制を導入するための手続き

それでは、フレックスタイム制を導入するための手続きとしては、どのようなものがあるか見ていきましょう。
フレックスタイム制の導入のために必要な手続きは、基本的には、以下のとおりです。

①フレックスタイム制のルールを定める
②就業規則に規定する
③労使協定を締結する
④労働基準監督署へ届け出る
⑤従業員に周知・説明する

特に、フレックスタイム制を導入するにあたり、②就業規則に規定し、③労使協定を締結することがポイントとなりますので、以下、詳しく見ていきましょう。

なお、フレックスタイム制の留意点などについて、以下の記事でも解説しておりますので、ぜひご参照ください。

就業規則の作成・変更

まず、フレックスタイム制を導入するためには、就業規則上でフレックスタイム制に関する規定を置く必要があります（労働基準法32条の3）。
具体的には、就業規則等に「始業・終業時刻の決定を対象者に委ねる」旨を規定しなければなりません。コアタイムやフレキシブルタイムを設ける場合には、具体的な時間帯の範囲も規定します。

就業規則に規定が必要な事項

フレックスタイム制を導入する際、就業規則上で、始業・終業時刻を労働者の決定に委ねる旨を定める必要があります。
また、コアタイムやフレキシブルタイムを設ける場合には、具体的な時間帯の範囲を定める必要がありますので、忘れずに規定しましょう。
就業規則への規定の一例としては、以下のような内容が考えられます。

『第○条 （始業終業時刻、フレキシブルタイム及びコアタイム）
労使協定により、毎月●日を起算日とするフレックスタイム制を実施する。フレックスタイム制の適用を受ける従業員の始業及び終業の時刻については、労使協定の定めにしたがい、その自主的決定に委ねるものとする。』

従業員への周知義務について

フレックスタイム制を規定した就業規則について、その就業規則の内容を従業員に周知させる必要があります（労基法106条1項）。労働条件に関わる就業規則の変更ですので、周知しなければ効力を生じないおそれがありますので注意しましょう（労契法10条）。
したがって、就業規則を作成するにとどまらず、従業員にその内容を周知することが必要です。

労使協定の締結

フレックスタイム制を導入するためには、労使協定でフレックスタイム制に関する事項を規定する必要があります（労働基準法32条の3）。そして、この労使協定は必ず書面で締結する必要があります（同条）。

労使協定とは、使用者と労働者が締結する協定であり、必ず書面で締結しなければならず、フレックスタイム制を導入するときには、以下で述べるとおり、①対象労働者や②清算期間、③清算期間における総労働時間、④標準となる１日の労働時間、⑤コアタイム、フレキシブルタイム等、制度設計時に検討した取り決め事項について定めた労使協定を締結するように注意しましょう。

対象となる労働者の範囲

まず、労使協定で定める事項として、フレックスタイム制の①「対象となる労働者の範囲」を定める必要があります。
この「対象となる労働者の範囲」の定め方は、特定の個人（例：Aさん、Bさんといった個人）、特定の部署（例：営業部の職員）など様々な範囲を定めることが可能ですし、また一部従業員に限らず、全従業員とすることも可能です。

清算期間

次に、労使協定で定める事項として、フレックスタイム制の②「清算期間」を定める必要があります。

この「清算期間」とは、フレックスタイム制において労働者が労働すべき時間を定める期間のことです。例えば、「１か月間で所定労働時間は１７０時間」などと定めますが、この際の「１カ月」という期間が「清算期間」です。

従業員側からすると、清算期間の中で所定労働時間に達するように日々の労働時間を調整する必要があります。
なお、「清算期間」は、「3か月以下」とする必要がありますが、1か月を超える期間を定めるときには労使協定を労働基準監督署に届け出る必要がありますので、注意が必要です。

清算期間における総労働時間

また、労使協定で定める事項として、③「清算期間における総労働時間」を定める必要があります。
この「清算期間における総労働時間」とは、労働契約上、労働者が清算期間において労働すべき時間として定められた時間をいい、フレックスタイム制では、清算期間を単位として所定労働時間を定めることとなります。

上記例でいうと、「１か月で所定労働時間は１７０時間」の「１７０時間」というものが清算期間における総労働時間となります。
ただし、清算期間内に労働するべき時間として、「週平均４０時間以下となる労働時間」あるいは「1日あたり８時間以下となる労働時間」を定める必要があります。

標準となる1日の労働時間

さらに、労使協定で定める事項として、④「標準となる１日の労働時間」を定める必要があります。

これは、従業員が有給休暇を取得した日に働いたとみなされる労働時間を定める必要があり、通常の場合には、総労働時間と勤務日から、1日の勤務日あたりの労働時間を計算して求めます。
つまり、「標準となる1日の労働時間」が、フレックスタイム制の対象労働者が年次有給休暇を1日取得した場合の労働時間としてカウントします。

コアタイムとフレキシブルタイム

そして、フレックスタイム制で「コアタイム」や「フレキシブルタイム」を設ける場合には、労使協定でこれらの事項を定める必要があります。

簡単に言えば、「コアタイム」は、「労働しなければならない時間」、「フレキシブルタイム」は、「その時間内であればいつ出社または退社してもよい時間」です。

まず、「コアタイム」を定める場合には、その「コアタイム」の開始時刻と終了時刻を定める必要があります。この点、「コアタイム」の時間帯は労使協定で自由に定めることができ、例えば、「コアタイム」を設ける日と設けない日を設定できたり、日によって時間帯が異なるようにすることも可能です。なお、「コアタイム」を設けると、育児や介護などにおいて負担になるおそれがあるため、コアタイムを設けないという選択もでき、その場合には、所定休日をあらかじめ定めておく必要があります。
他方で、「フレキシブルタイムタイム」を定める場合には、その時間帯の開始・終了時間を協定で定める必要があり，時間帯も協定で自由に定めることができます。

法改正により必要となった手続き

令和元年4月に施行された「働き方改革関連法」により、フレックスタイム制の「清算期間」が最大3か月へと延長されました。この清算期間の延長で、より個人の都合に応じた労働時間の調整が可能となりました。

しかし、清算期間の延長が可能となったことで、過度な労働を防止する必要が生じました。そこで、清算期間が1か月を超える場合には、労使協定を労働基準監督署へ届け出ることが必要となりました。この届出をしない場合、３０万円以下の罰金を科される可能性がありますので、注意しましょう。
このほかにも、清算期間における総労働期間が法定労働時間の総枠を超えないことや、1か月ごとの労働時間が週平均５０時間を超えないことが条件とされました。

フレックスタイム制を導入するにあたっての注意点

フレックスタイム制を導入する際の注意点として、まず、「コアタイム」を設けない場合、個々の対象労働者の実労働時間の把握が困難となり、時間外労働の扱いといった勤怠管理が非常に難しくなりますので、注意が必要です。

また、フレックスタイム制は、労働時間の開始と終了の両方を労働者の判断に委ねる制度です。
そのため、労働時間の開始と終了の両方を固定することや、どちらか片方を固定することはできません。例えば、コアタイムが午前11時から午後3時とされている労働者に対して、業務命令として「毎朝9時のミーティングに参加するように」とすることはできません。
フレックスタイム制の留意点については、以下の記事でも解説しておりますので、ぜひご参照ください。

フレックスタイム制の導入手続きで不備がないよう、弁護士に依頼することをお勧めします。

以上で説明してきたとおり、フレックスタイム制の導入には、法律で定められた手続きを遵守する必要があります。そして、これらの手続きを遵守できない場合、せっかく導入したフレックスタイム制が無効だと判断され、勤怠管理が曖昧なまま時間外労働をしているなどと未払残業代などの問題を生じさせることとなります。

この点において、そもそも、フレックスタイム制を導入するべきかどうかという点からの検討も必要ですし、導入するとしても制度の内容や運用をしっかりしていかなければなりません。
そこで、フレックスタイム制の導入で不備等がないように、会社側の労働問題、労務管理に精通した弁護士が数多く所属する弁護士法人ALGの神戸法律事務所の弁護士にぜひご相談ください。